Что такое RPA и как ее внедрить в свой бизнес

Рутинные процессы отнимают массу времени и заставляют использовать труд сотрудников, отодвигая на второй план решение серьезных задач. Технологии RPA позволяют автоматизировать процессы в бизнесе, освободив персонал от необходимости выполнять повторяющиеся операции. Их берут на себя роботы, работающие по заложенным в них программам. В статье разберем преимущества роботизации и как внедрить систему RPA-роботов.

Что такое RPA

На протяжении нескольких десятилетий роботы участвуют в производстве в заводских цехах, на фабриках. В последнее время им поручают более сложные операции. RPA — это роботизация процессов в бизнесе. Ее используют для решения повседневных задач, для которых разработан определенный алгоритм. Такой подход сокращает время обработки информации, снижает число ошибок из-за человеческого фактора.

RPA-системы применяют банки. Благодаря передаче рутинных задач роботам, кредитные учреждения решают повседневные задачи:

• обеспечивают моментальную обработку данных;
• формируют при помощи робототехники отчеты;
• автоматизируют управление платежами;
• отвечают на типовые вопросы.

Внедрение новых технологий сокращает время обработки информации и число ошибок, повышает производительность. RPA используют известные в России банки: ВнешТоргБанк, Альфа-банк и другие.

Согласно отчету Deloitte, по результатам 2018 года, повышение производительности работы бизнеса отмечают 86% компаний, использующих RPA, снижение расходов — 60%. Российский бизнес не отстает в этом вопросе. Роботизацией интересуются и внедряют в работу не только крупные компании, но и малый и средний бизнес.

Возможности для бизнеса

RPA- роботизация предполагает решение типовых задач: роботы заходят на нужные сайты, открывают корреспонденцию, сравнивают сведения и находят данные, делают копии и перенос данных по заданному маршруту. Робот создан для имитации действий сотрудника, работающего за ПК. Он нацелен на выполнение однообразных по содержанию процессов.

RPA представляет собой макрос, способный работать не только с программами, но и с интерфейсом. RPA-системы могут работать в браузере, WORD, EXCEL, взаимодействовать с другими программами.

Преимущества роботизации в компании

В повседневной работе много времени и человеческих ресурсов уходит на выполнение рутинных задач: копирование документов, внесение данных с таблицы, заполнение шаблонов документов. Это приводит не только к неэффективному использованию труда сотрудников, но и не исключает ошибки, которые человек допускает из-за невнимательности. Подобные задачи отнимают много времени не только на выполнение действий, но и на исправление ошибок.

Кроме того, клиенты и партнеры по бизнесу негативно относятся к компаниям, которые присылают документы с ошибками, что влияет на имидж организации. Всего этого помогает избежать внедрение RPA. Роботизация позволяет:

• Повысить производительность труда и обеспечить точность. У работников появляется больше времени на решение задач более высокого уровня. Роботы программируются единожды и соблюдают заложенные в программу правила. Им не свойственна усталость, роботов не способны отвлечь внешние факторы и раздумья. Их цель — выполнение заложенной программы.
• Масштабироваться. Роботам не страшны сезонные и пиковые нагрузки. Компания может организовать круглосуточный прием заявок и автообзвон, рассылки.

Примеры использования RPA роботов

Ботов можно встретить во многих сферах бизнеса:

Продажи. В торговле присутствует множество однообразных операций, выполняемых сотрудниками: оформление заказа, согласование доставки, доведение до клиентов информации о статусе заказа, звонки. Для взаимодействия с клиентами нужен штат сотрудников, телефония, иной инструментарий. В торговле большую роль играет уровень сервиса. Покупатели ожидают быстрых действий, но не каждый работник способен придерживаться в работе высокого темпа. Роботы решают все эти проблемы.

HR. Наем, обучение сотрудников состоит из множества однотипных операций, приходится охватывать большой объем информации. В этой сфере ведется учет кандидатов, отслеживается статус вакансии, организуются курсы обучения для новичков, формируются списки на премирование, оформляются декретные и очередные отпуска. Боту задается алгоритм, по которому он решает эти вопросы быстро и безошибочно.

Логистика. Транспортировка товарно-материальных ценностей включает в себя не только непосредственно перевозку, но контроль остатков и экологический контроль. Все рутинные процессы способны совершать программные роботы RPA. Они в состоянии рассылать маршрутные листы, сверять остатки, составлять отчетность, принимать заявки и распределять нагрузку, исходя из загруженности персонала.

Как внедрить в работу компании

Основная задача компании при внедрении RPA — найти соответствующую требованиям платформу. Алгоритм постановки работы с роботами отличается у различных поставщиков, а также зависит от задач: какой робот нужен, что он должен уметь.

В MANGO OFFICE есть сервис «Голосовой робот» — это универсальный виртуальный помощник для бизнеса любого размера и отрасли. Он предназначен для автоматизации простых диалогов, алгоритм которых можно уложить в скрипт. С его помощью вы сможете повысить продажи и увеличить производительность кол-центра.

По голосовому запросу клиенты напрямую попадают в нужный отдел. Операторы не тратят время на перевод звонка, появляется дополнительное время на обработку обращений, растет продуктивность отдела.

Что такое RPA-платформа и как ее выбрать

Платформа призвана объединять несколько роботов для совместной работы. Каждый из них выполняет заданную ему функцию. Один может собирать заявки, другой — формировать отчетность.

Количество роботов зависит от масштаба организации. Малый бизнес обычно имеет не более пяти. Для них нет необходимости объединения ботов в платформу. Несложно запускать каждого по отдельности. Но если их более 10, то без создания платформы не обойтись. Она позволяет автоматически запускать каждого робота согласно заданному времени, контролировать его работу, собирать сведения в единую базу.

При выборе платформы нужно ориентироваться на следующие критерии:

• Цель. Чаще всего руководители компаний ставят задачей автоматизировать рутинные процессы. Здесь нужно останавливать выбор на платформе с простым и понятным интерфейсом. Следует учитывать, что работать с платформой будут обычные пользователи, а не опытные программисты. Другая задача, которую преследуют бизнесмены, — перенос данных в другую систему или в архив. Здесь больше важна надежность сохранения достоверности и точности данных.
• Набор технологий. Это касается совместимости систем.
• Перспективы. Если в планах компании расширение числа роботов, то понадобятся новые инструменты. Когда роботы устанавливаются для переноса данных, такая проблема не встает.
• Языки программирования. Идеально, если задействовано несколько, чтобы функционал был разнообразный.